Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer personenbezogenen Daten ist für Pype von zentraler Bedeutung. Wir behandeln sämtliche personenbezogenen Daten verantwortungsvoll, vertraulich und im Einklang mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen Bestimmungen.

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie transparent darüber,

• welche personenbezogenen Daten wir bearbeiten,
• weshalb wir diese bearbeiten,
• wie lange wir diese speichern,
• an wen Daten weitergegeben werden können,
• welche Rechte Ihnen zustehen,
• welche Sicherheitsmassnahmen wir treffen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für sämtliche Dienstleistungen, Produkte und digitalen Angebote von Pype.

Verantwortlich für sämtliche Datenbearbeitungen im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) sowie – soweit anwendbar – der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

• Pype – Marke der SOTA Cooperations GmbH
• Laufenstrasse 16
• 4053 Basel
• Schweiz
• E-Mail: [email protected]
• Website: https://pype.ch

Diese Datenschutzerklärung gilt insbesondere für:

• Besucher unserer Website
• registrierte Benutzer
• Administratoren
• Workspace-Inhaber
• eingeladene Teammitglieder
• Empfänger von Freigabelinks
• Newsletter-Abonnenten
• Bewerber
• Geschäftspartner
• Lieferanten
• Supportanfragen

sowie sämtliche Personen, welche unsere Dienstleistungen in irgendeiner Form nutzen.

Pype bearbeitet personenbezogene Daten insbesondere gestützt auf

• das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG),
• die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit diese anwendbar ist,
• weitere anwendbare nationale Datenschutzvorschriften.

Die Bearbeitung erfolgt ausschliesslich innerhalb der gesetzlichen Grundlagen.

Im Sinne dieser Datenschutzerklärung gelten insbesondere folgende Begriffe:

Personenbezogene Daten

Alle Angaben, welche sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen.

Bearbeiten

Jeder Umgang mit personenbezogenen Daten. Hierzu gehören insbesondere

• Erheben
• Speichern
• Verändern
• Verwenden
• Übermitteln
• Offenlegen
• Archivieren
• Löschen
• Vernichten

Betroffene Person

Jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten bearbeitet werden.

Workspace

Ein organisatorischer Bereich innerhalb von Pype, in welchem Benutzer gemeinsam Inhalte verwalten, planen oder bearbeiten können.

Freigabelink

Ein von Pype erzeugter Link, über welchen berechtigte Personen Dateien oder Inhalte ohne eigenes Benutzerkonto einsehen oder herunterladen können.

Je nach Nutzung unserer Dienstleistungen bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten.

6.1 Stammdaten

Bei der Registrierung oder Nutzung unserer Plattform können insbesondere folgende Stammdaten bearbeitet werden:

• Vorname
• Nachname
• Unternehmen
• Position
• Rechnungsadresse
• Land
• Sprache
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• UID-Nummer
• Profilbild

6.2 Kontodaten

Für die Nutzung unserer Plattform bearbeiten wir insbesondere

• Benutzername
• verschlüsseltes Passwort
• Workspace
• Benutzerrolle
• Berechtigungen
• Login-Historie
• Sicherheitsinformationen
• Zwei-Faktor-Authentifizierung (sofern aktiviert)
• Spracheinstellungen
• Zeitzone

Passwörter werden ausschliesslich verschlüsselt gespeichert.

Pype hat keinen Zugriff auf Ihr ursprüngliches Passwort.

6.3 Vertragsdaten

Im Zusammenhang mit kostenpflichtigen Dienstleistungen bearbeiten wir insbesondere

• gebuchte Abonnemente
• Vertragslaufzeiten
• Rechnungen
• Zahlungsstatus
• Zahlungsreferenzen
• Mahnungen
• Kündigungen
• Supportfälle

6.4 Zahlungsdaten

Je nach gewählter Zahlungsmethode können folgende Daten bearbeitet werden:

• Zahlungsart
• Zahlungsstatus
• Rechnungsnummer
• Rechnungsadresse
• Mehrwertsteuerinformationen
• Transaktions-ID

Kreditkartendaten werden grundsätzlich nicht von Pype gespeichert, sondern ausschliesslich durch zertifizierte Zahlungsdienstleister verarbeitet.

6.5 Nutzungsdaten

Während der Nutzung unserer Plattform können automatisch insbesondere folgende Informationen erhoben werden:

• IP-Adresse
• Browsertyp
• Browserversion
• Betriebssystem
• Gerätetyp
• Bildschirmauflösung
• Spracheinstellungen
• Zeitzone
• Datum
• Uhrzeit
• Session-ID
• Klickpfade
• Fehlerprotokolle
• Logfiles
• Performanceinformationen

Diese Daten dienen insbesondere der Stabilität und Sicherheit unserer Plattform.

6.6 Inhaltsdaten

Je nach Nutzung bearbeiten wir insbesondere folgende Inhalte:

• Bilder
• Videos
• Dokumente
• Texte
• Social-Media-Beiträge
• Kommentare
• Versionierungen
• Dateinamen
• Freigaben
• Kalenderinformationen
• Metadaten

Diese Inhalte verbleiben grundsätzlich im Eigentum des jeweiligen Kunden.

Pype bearbeitet diese ausschliesslich zur technischen Bereitstellung der Plattform.

6.7 Kommunikationsdaten

Bei Kontaktaufnahmen bearbeiten wir insbesondere

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Inhalt der Anfrage
• Supporttickets
• Chatnachrichten
• Anhänge
• Korrespondenz
• Zeitpunkt der Kommunikation

6.8 Gerätedaten

Zur Verbesserung der Sicherheit können zusätzlich bearbeitet werden:

• Gerätekennung
• Browser-Fingerprints
• Login-Geräte
• verwendete Betriebssystemversion
• verwendete App-Version
• Sicherheitsinformationen

Die personenbezogenen Daten stammen grundsätzlich aus folgenden Quellen:

• direkt von Ihnen
• durch Ihre Nutzung der Plattform
• durch von Ihnen eingeladene Benutzer
• durch verbundene Workspaces
• durch Zahlungsdienstleister
• durch Integrationen mit Drittplattformen
• durch Cookies
• durch Logfiles
• durch Supportanfragen

Pype erhebt grundsätzlich keine personenbezogenen Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen, sofern dies nicht gesetzlich zulässig oder für die Vertragserfüllung erforderlich ist.

Wir bearbeiten personenbezogene Daten insbesondere für folgende Zwecke:

• Bereitstellung der Plattform
• Registrierung von Benutzerkonten
• Authentifizierung
• Verwaltung von Workspaces
• Speicherung von Medien
• Planung von Social-Media-Inhalten
• Erstellung von Freigabelinks
• Zusammenarbeit innerhalb von Teams
• Synchronisierung mit Drittplattformen
• Vertragsabwicklung
• Rechnungsstellung
• Zahlungsabwicklung
• Support
• Fehleranalyse
• Sicherheit
• Missbrauchserkennung
• Weiterentwicklung unserer Plattform
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten
• Kommunikation mit unseren Kunden
• Versand von Newslettern (sofern zulässig)
• statistische Auswertungen
• Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit

Pype verpflichtet sich, personenbezogene Daten nach folgenden Grundsätzen zu bearbeiten:

• Rechtmässigkeit
• Transparenz
• Verhältnismässigkeit
• Zweckbindung
• Datenminimierung
• Richtigkeit
• Integrität
• Vertraulichkeit
• Speicherbegrenzung
• Sicherheit

Personenbezogene Daten werden ausschliesslich soweit bearbeitet, als dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

10.1 Allgemeines

Pype verwendet Cookies sowie vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage, Session Storage, Pixel oder ähnliche Technologien), um die Funktionalität der Plattform sicherzustellen, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, Sicherheitsfunktionen bereitzustellen und statistische Auswertungen vorzunehmen.

Cookies sind kleine Textdateien, welche auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und eine Wiedererkennung Ihres Browsers ermöglichen.

10.2 Technisch notwendige Cookies

Bestimmte Cookies sind für den Betrieb der Plattform zwingend erforderlich. Hierzu gehören insbesondere Cookies für

• Anmeldung am Benutzerkonto
• Sitzungsverwaltung
• Sicherheit
• Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Spracheinstellungen
• Benutzerpräferenzen
• Workspace-Zuweisungen
• Lastverteilung
• Schutz vor Missbrauch
• Schutz vor automatisierten Angriffen

Diese Cookies können nicht deaktiviert werden, sofern die Plattform genutzt werden soll.

10.3 Analyse-Cookies

Soweit aktiviert, verwendet Pype Analyse-Cookies zur Verbesserung der Plattform. Diese dienen insbesondere der Analyse von

• Seitenaufrufen
• Nutzung einzelner Funktionen
• Fehlern
• Ladezeiten
• Benutzerfreundlichkeit
• Performance
• Abstürzen
• anonymisierten Nutzungsstatistiken

Analyse-Cookies werden nur verwendet, soweit dies gesetzlich zulässig ist oder eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

10.4 Marketing-Cookies

Sofern Marketing- oder Remarketingfunktionen eingesetzt werden, können Cookies verwendet werden, um

• Werbekampagnen zu messen,
• Anzeigen zu optimieren,
• Zielgruppen zu bilden,
• Conversion-Messungen durchzuführen.

Marketing-Cookies werden ausschliesslich verwendet, soweit eine entsprechende Einwilligung erforderlich ist oder eine andere gesetzliche Grundlage besteht.

10.5 Browser-Einstellungen

Sie können Cookies jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers einschränken oder löschen.

Die Deaktivierung technisch notwendiger Cookies kann dazu führen, dass einzelne Funktionen der Plattform nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden können.

Beim Aufruf unserer Plattform werden automatisch technische Informationen verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere

• IP-Adresse
• Browser
• Betriebssystem
• Gerätetyp
• Sprache
• Datum
• Uhrzeit
• Referrer
• URL
• Fehlermeldungen
• Ladezeiten
• Serverantworten

Diese Daten dienen ausschliesslich

• der Systemsicherheit,
• der Fehleranalyse,
• der Stabilität,
• der Missbrauchserkennung,
• der technischen Administration.

Eine Zusammenführung mit anderen personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich nicht, sofern dies nicht zur Aufklärung eines Missbrauchs erforderlich ist.

Zur Bereitstellung der Plattform nutzt Pype externe Hosting- und Cloud-Dienstleister. Diese übernehmen insbesondere

• Serverbetrieb
• Datenspeicherung
• Backups
• Lastverteilung
• Content Delivery Networks (CDN)
• Datenbanken
• Sicherheitsüberwachung

Pype wählt diese Dienstleister sorgfältig aus und verpflichtet sie zur Einhaltung angemessener Datenschutz- und Sicherheitsstandards.

Für kostenpflichtige Dienstleistungen kann Pype externe Zahlungsdienstleister einsetzen. Hierzu gehören insbesondere

• Stripe
• TWINT
• Kreditkartenanbieter
• Banken
• weitere Zahlungsanbieter

Die Bearbeitung personenbezogener Daten erfolgt dabei gemäss den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.

Pype erhält grundsätzlich keine vollständigen Kreditkarteninformationen.

Pype ermöglicht die Verbindung mit verschiedenen externen Plattformen. Hierzu können insbesondere gehören:

• Meta
• Facebook
• Instagram
• LinkedIn
• TikTok
• Pinterest
• YouTube
• Google Business Profile
• Google Drive
• Dropbox
• Microsoft OneDrive
• weitere zukünftige Integrationen

Werden solche Integrationen genutzt, werden ausschliesslich diejenigen Daten verarbeitet, welche zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion erforderlich sind.

Für die Datenbearbeitung innerhalb der jeweiligen Drittplattform gelten ausschliesslich deren Datenschutzbestimmungen.

Pype übernimmt keine Verantwortung für die Datenbearbeitung durch diese Drittanbieter.

Pype ermöglicht die Erstellung von Freigabelinks. Über solche Links können berechtigte Personen Dateien oder Inhalte abrufen.

Der jeweilige Workspace-Inhaber ist verantwortlich dafür,

• wem Freigabelinks zugestellt werden,
• welche Inhalte freigegeben werden,
• ob Passwörter verwendet werden,
• ob Ablaufdaten gesetzt werden.

Pype empfiehlt ausdrücklich, vertrauliche Inhalte ausschliesslich über passwortgeschützte Freigabelinks bereitzustellen.

Zur Erbringung unserer Dienstleistungen setzen wir sorgfältig ausgewählte Auftragsbearbeiter ein. Diese können insbesondere Dienstleistungen erbringen in den Bereichen

• Hosting
• Cloud Computing
• Zahlungsabwicklung
• E-Mail-Versand
• Analyse
• Monitoring
• Fehleranalyse
• Kundensupport
• Datensicherung
• Content Delivery Networks
• Sicherheit
• KI-Dienste (sofern künftig eingesetzt)

Auftragsbearbeiter erhalten ausschliesslich jene Daten, welche sie zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

Sie werden vertraglich zur Einhaltung der geltenden Datenschutzvorschriften verpflichtet.

Personenbezogene Daten können im Rahmen der Nutzung unserer Dienstleistungen auch in Staaten ausserhalb der Schweiz oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, sofern

• ein angemessenes Datenschutzniveau besteht,
• geeignete vertragliche Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln) abgeschlossen wurden,
• eine gesetzliche Ausnahme vorliegt,
• oder die betroffene Person ausdrücklich eingewilligt hat.

Pype trifft angemessene Massnahmen, um auch bei internationalen Datenübermittlungen ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

Pype setzt angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Hierzu gehören insbesondere

• verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL),
• verschlüsselte Passwortspeicherung,
• rollenbasierte Zugriffsberechtigungen,
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse,
• Firewalls,
• Monitoring,
• Intrusion Detection,
• regelmässige Sicherheitsupdates,
• Datensicherungen,
• Zugriffsbeschränkungen,
• Sicherheitsüberprüfungen.

Trotz umfangreicher Sicherheitsmassnahmen kann eine vollständige Sicherheit elektronischer Datenübertragungen oder Datenspeicherungen nicht garantiert werden.

19.1 Grundsatz

Pype bearbeitet und speichert personenbezogene Daten nur so lange, wie dies zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach

• der Dauer der Geschäftsbeziehung;
• gesetzlichen Aufbewahrungspflichten;
• berechtigten Interessen von Pype;
• laufenden Gerichts- oder Verwaltungsverfahren;
• technischen Erfordernissen;
• Sicherheitsinteressen.

19.2 Benutzerkonten

Personenbezogene Daten eines Benutzerkontos werden grundsätzlich gespeichert, solange das Benutzerkonto besteht.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses kann Pype personenbezogene Daten während einer angemessenen Frist weiter speichern, soweit dies insbesondere erforderlich ist zur

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten;
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen;
• Betrugsprävention;
• Gewährleistung der IT-Sicherheit.

Anschliessend werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

19.3 Rechnungs- und Buchhaltungsdaten

Daten, welche aufgrund handels-, steuer- oder buchhaltungsrechtlicher Vorschriften aufzubewahren sind, werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer gespeichert.

19.4 Logfiles

Technische Logfiles werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den sicheren Betrieb der Plattform erforderlich ist.

Anschliessend werden diese gelöscht oder anonymisiert.

19.5 Backups

Datensicherungen (Backups) können aus technischen Gründen während einer begrenzten Zeit bestehen bleiben.

Eine Wiederherstellung einzelner personenbezogener Daten aus Backups erfolgt grundsätzlich nur zur Sicherstellung der Systemintegrität oder im Rahmen eines technischen Wiederherstellungsprozesses.

Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu.

20.1 Auskunft

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen,

• ob personenbezogene Daten bearbeitet werden;
• welche Daten bearbeitet werden;
• zu welchen Zwecken diese bearbeitet werden;
• an wen Daten weitergegeben werden;
• wie lange Daten gespeichert werden.

20.2 Berichtigung

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

20.3 Löschung

Sie können die Löschung personenbezogener Daten verlangen, soweit

• keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht;
• keine berechtigten Interessen entgegenstehen;
• keine laufenden Verfahren eine weitere Speicherung erfordern.

20.4 Einschränkung der Bearbeitung

Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen verlangen, dass die Bearbeitung personenbezogener Daten eingeschränkt wird.

20.5 Datenübertragbarkeit

Soweit gesetzlich vorgesehen, können Sie verlangen, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen.

20.6 Widerruf

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Widerruf berührt die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenbearbeitung nicht.

20.7 Widerspruch

Soweit gesetzlich vorgesehen, können Sie der Bearbeitung personenbezogener Daten widersprechen.

20.8 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstösst.

Für die Schweiz ist dies insbesondere der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

Pype trifft grundsätzlich keine ausschliesslich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen.

Sollten künftig entsprechende Funktionen eingeführt werden, werden betroffene Personen hierüber gesondert informiert, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

Die Dienstleistungen von Pype richten sich grundsätzlich an volljährige Personen oder Unternehmen.

Personen unter 18 Jahren dürfen unsere Dienstleistungen nur mit Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertretung nutzen.

Pype erhebt wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern, sofern hierfür keine gesetzliche Grundlage besteht.

Pype behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen. Insbesondere können Änderungen erforderlich werden aufgrund von

• neuen gesetzlichen Bestimmungen;
• behördlichen Vorgaben;
• technischen Weiterentwicklungen;
• neuen Funktionen der Plattform;
• neuen Integrationen;
• Änderungen unserer Dienstleistungen.

Es gilt jeweils die auf pype.ch veröffentlichte aktuelle Version.

Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Benutzer in geeigneter Weise informiert.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.

• Pype – Marke der SOTA Cooperations GmbH
• Laufenstrasse 16
• 4053 Basel
• Schweiz
• E-Mail: [email protected]
• Website: https://pype.ch